「总是匆忙开始一天的工作⋯」50 万人用的专案管理 APP

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文 / Nozbe 的创办人与执行长 麦克‧斯利温斯基

为什幺「每週回顾」如此重要?「总是匆忙开始一天的工作⋯」50 万人用的专案管理 APP

生产力专家建议你为自己安排系统化的每週会议,以便确认那些你已经完成的任务,并在不久的将来完成你想完成的任务。大卫‧艾伦在《搞定》一书中,称呼这种摘要为 「每週回顾」,他认为这是你计划未来一週活动的时间。

艾伦认为,这是他 唯一认真思考自己该做什幺事的时刻,之后他就只是执行他设定好的所有计画,因为他知道,下週他还有时间重新思考一次。

对我来说,这种每週回顾非常重要,原因如下:

每週与自己的会议,是每个生产力系统的关键要素。藉由这些会议,你才能真正确保自己完成正确的事情。

养成规律是成功的关键

要有条不紊实在很难,我们好像总是太忙,无法把时间适切地分配给许多不同的人事物,就连为了回顾想空出两个小时,都好像是一个很大的挑战。

有趣的是,我们永远可以挤出时间跟其他人开会,却常常无法好好安排跟自己开会的时间。 我注意到,对很多人来说,这样花一、两个小时做这种像是无聊又没有结果的练习,很容易会有浪费时间的错觉 —— 因为你并不是简单地去「做」什幺,而是逼自己好好检查还有漏掉什幺没去做,不是吗?

你有好好的生活吗?

你有个选择 —— 要嘛「跟着生活随波逐流」,让别人替你决定要去哪里,或是你可以自己做决定。

如果你没有经常检查自己的系统、任务、项目和目标,你很快会发现自己正在漫无目的地漂泊,仅能对别人为你计划的事情做反应。 每週回顾能帮你的任务和项目建立背景和脉络感。你需要时间确定你的行为是否适切,方向是否符合你期望的结果。

应该多久进行一次「每週回顾」?

在我二○○九年参加的 GTD 高峰会上,有人说:「每週回顾至少每个月要进行一次。」

这听起来有点愚蠢,但确实如此: 一个月是你不用核对及整理各方面活动的情况下,还能维持在正常轨道上的最长时间。 根据我自己和成千上万的 Nozbe 用户的经验,如果超过一个月没有做确实的回顾,你会觉得将无法掌控自己的生活⋯⋯

所以你必须尽量不要跨过那条线。与你的生产力系统进行一对一会议,是一个让你反思的时刻。 在一週内,很多事情都可能出错,这就是为什幺定期回顾是你快速修正轨道的机会,以及为下週做出更多正确决策的额外契机。

就像我妈说的:「多亏你有做回顾,你会更理解该怎幺过下一週。」

如何确定每週回顾的好时间跟日期?

每个人都用不同的方式处理这些回顾会议。有些人在星期五开,有些人是星期一,有些人则是在週末。正如我提过的, 你的回顾不需要花上半天的时间,有时只需要一、两个小时就可以完成,特别是你已经有规律而系统化地做回顾,如此将能确保所有进度都不落后。

我曾经向与我合写《#iPadOnly》这本书的朋友透露过,我很难进行我的每週回顾,并徵求他的建议。然后我收到以下的回覆:

这个做法真的非常吸引我,所以我决定以这个版本为方针,替自己建立一个相似的仪式。週五早上,我开车送女儿上学之后,我没有马上回办公室,而是去我最喜欢的咖啡厅喝杯咖啡和一杯鲜榨柳橙汁。

我坐在角落,戴上抗噪耳机,开始播放鲁多维科.伊诺第(Ludovico Einaudi)在皇家阿尔伯特演奏厅(The Royal Albert Hall)举办的演奏会,然后开始回顾——在我完成回顾之前,我是不会离开咖啡厅的!

士恺则是喜欢把握时间来做回顾:

并非每个人都可以离开他们的办公室做每週回顾,所以有办法在办公室里做回顾也相当重要。许多人会稍微钻一下公司系统的漏洞,只为了给自己空出两小时的窗口。

有些人是单纯在公司行事曆上标记正式会议,让其他人知道他们正在「开会」。不过我也听说有人为了在回顾时,不会被「意外」闯进办公室的人打扰,会特地去预订一间会议室来做每週回顾。

要在週一、週五还是週末做回顾?

有些人喜欢在週末进行每週回顾,有些人选择週五或週一,甚至有些人喜欢在週间进行。你需要找到适合你生活方式的时间,但为了让你更轻鬆,让我提供一些有用的提示。

关于要在一週的哪天做回顾,我以前是在週一回顾,但最近我改成週五进行, 因为我意识到提前计划我的一週会更好。 就像我在第三章中提到的「优先事项」一样,透过在晚上确定最重要的任务来计划你的一天,让你能够在隔天立刻开始一天的计画,这真的很有帮助。这个原理同样适用于每週回顾, 在星期五做好回顾,让我在週末可以很安心,因为我在星期一已经有一个连傻瓜都能安全完成的行动计画。

儘管我曾经在週末做回顾,但我现在尽量不在週末进行回顾了。对很多人来说,週末是很理想的时间,但是当我的个人状况发生变化,这就不适合我了。如今我是三个小孩的爸爸,同时也是一位丈夫,我的家人希望在週末与我一起共度美好的时光,我自己也希望如此,所以我就改在星期五做回顾, 你也应该依照自身的情况来调整。

你可能想更进一步,建立一个官方正式的「公司政策」,让每个人在星期五都进行每週回顾。像我就已经在我的公司设好政策,实际上我们已经彻底重新设计团队在星期五的工作流程, 当天每个人都必须进行「每週回顾」,这件事被视为是星期五最重要的任务。週五剩下的时间,可以根据自己需求设计,我们鼓励同仁专注于个人发展和学习新技能。

我们把这个政策称为 「谢天谢地今天是星期五」(TGIF-Thank Goodness It’s Friday),如果你想了解更多关于这个的资讯,你可以在本章的额外资料中,找到我写过关于这个政策的文章连结。

我的每週回顾步骤

我已经将我每週回顾的项目範本添加到本章的额外资料中,请在读完之后快去索取。你可以随意使用我的範本作为蓝图,根据自己的喜好调整,建立属于你自己成功的每週回顾。以下是我那些过程的要点。

1. 事前準备

开始回顾之前,我会确定已经 清空所有收件箱(请参阅第一章)。我会特地确定已经清理并扫描完我的实体收件箱里的文件,以便后续可以使用。然后,我準备好开始回顾了。

2. 给自己一个安静的时刻

我会先试着让自己平静下来;我是天主教徒,所以会花五分钟祷告,感谢上帝赐给我美好的生活。接着,我会打开音乐,开始工作!

3. 清理收件箱并写下想法

我已经清空我办公室的收件箱,现在是我清理 Nozbe 收件箱概观的时候了。在这之中,我经常会发现想法、笔记和从中建立新任务的资讯,有时甚至是新项目。我还会检查电子邮件,并检视有没有之前没时间看的其他资料。

如果我想到什幺这週还没机会写下来的事情,我会马上记下来,并分配到对应的合适项目里。

(编按:Nozbe 是一款专案管理工具,可点选连结下载: 各大网页浏览器版    iOS   Android ,想更看多应用平台请见Nozbe 官网 ,新用户享有 30 天免费试用期。)

4. 检查行事曆

我会检视上週的会议,对会议笔记进行最后检查,以免遗漏任何可办事项。我会检查已经计划好的下週工作,确保所有预定好的计画仍在进行,而且我也已经为它们做好準备。

5. 做每週总结

我会检查所有的统计数据,包含我自己和公司的网站,以及其他我应该检查的资料。我会打开一个已经输入一些资讯的特殊的试算表,与前一週的资讯进行比较,看看趋势变动⋯⋯我或许会感到骄傲,或是担心。

回顾这些统计数据,可以为我在规划下週工作该以什幺为重心时,提供了一些指引。

6. 检查目标

除了具体项目和任务之外,我还回顾了我的生活目标,和其他我想实现之事的长期与短期目标。 设定目标有助于确定我的注意力和决心,同时提醒我自己的价值观,以及实际前进的方向。多亏这些,才能制定出我的行动计画,并在需要时建立更多项目。

人们以不同方式处理目标,并以各种方法追蹤目标。我在 Nozbe 中的另一个「特殊」项目中,保存这些目标。我为自己生活的每个领域建立不同的项目,并以「目标—」为项目名称的词首,例如:「目标—家庭」、「目标—公司」、「目标—健身」等等。每个区域的每个目标,都是一项单独的任务。

在进行每週回顾的同时,我会检查每一个目标, 看看我有多接近终点、还缺少什幺、哪些部分需要额外加强,以及我应该更注意什幺事情。我会使用在任务/目标中的评论部分,来更新记录我的想法或点子。 我在回顾的这个面向所得到的结论,常常最后成为我生产力系统中的新任务或项目的灵感。

7. 回顾项目

我会回顾我在 Nozbe 中的所有项目。逐一确认每个项目,并检查其中的任务,有时候会修改截止日期、添加评论、删除任务、修改任务并汇出到其他项目,或是移到优先级列表中。我也经常为我和我的同事们建立新的任务。

回顾所有项目往往需要一些时间,但为了确保所有资料都是最新状态,而且符合我的目标,这是唯一的方法。

检查每个项目,并决定是否需要定义明确的下一步,是至关重要的。有时候在繁忙的一週中,我们会忘了去决定完成项目中任务之后的下一步。 在所有应该决定下一步但没做的项目中添加下一步行动,或是安排需要深入研究或搜集资料的最重要任务,最佳时机就是在每週回顾的时候。

8. 回顾优先顺序

接着,我会检查我的优先事项列表,并整理、移动、修改或是安排它们。我甚至会试着用本书开头提到的两分钟规则,立刻处理掉一些任务。

9. 收尾

做完上面所有阶段,我会再次祷告,感谢上帝让我有美好的一週,并祈求祂给我度过下週所需的智慧。我有时候喜欢听一首令人乐观愉悦的歌,用来庆祝完成一次成功的每週回顾。

10. 就这样!收工!

对于每週回顾,维持系统化和规律的做法非常关键,所以要尝试定期进行每週回顾。这是你定期安排与自己的一次会议——是你整週里最重要的会议之一。

这个会议不仅可以确保你始终处于最佳状态,也可以让你知道自己已经回顾完当週,同时已经规划好下週,因此能够在週末安心地与家人共度美好时光。

高效率工作术推荐阅读:

《每个人都做得到的清单工作术》

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